Cet article relate les obligations et les responsabilités auxquelles sont soumises les associations lors de l’organisation de manifestations. Au sein de ce dernier sera évoqué les obligations générales et diverses, des éléments à prendre en compte au niveau de la comptabilité et de la fiscalité, ainsi que les cas des manifestations « sportives » sur la voie publique et du spectacle vivant.
Obligations générales
Tout d’abord, lorsqu’une association organise une manifestation, elle est tenue d’assurer en responsabilité civile les bénévoles, salariés, mais aussi les participants.
Elle doit également formuler une demande d’autorisation en mairie si il y a occupation temporaire d’un lieu public. Elle se fait entre 3 et 15 jours avant la date de l’événement.
S’il y a plus de 1500 participants, l’association est soumise à l’obligation de le déclarer en mairie entre 1 et 12 mois avant la manifestation.
Dans le cas d’une manifestation sportive, l’association doit réaliser une déclaration auprès de la fédération s’il y a la distribution de récompenses d’un montant supérieur à 3000€. Cette déclaration s’effectue au moins 3 mois avant.
Obligations diverses
Débit de boissons
En France, la loi Evin interdit la vente de boissons alcoolisées sans licence.
Pour les associations et les manifestations, il y a un régime dérogatoire qui autorise la vente temporaire de boissons alcoolisées.
En cas général, 5 dérogations de 48 heures par an sont possibles. En ce qui concerne le domaine sportif, 10 dérogations peuvent être autorisées.
Pour bénéficier de ce régime dérogatoire, il faut réaliser une demande à la mairie au moins 3 mois (15 jours exceptionnellement) avant l’événement.
Si vous souhaitez plus d’informations sur ce point, nous vous invitons à consulter l’article suivant du site Associathèque : https://www.associatheque.fr/fr/organiser-une-manifestation/index.html?amcpage=14
Natura 2000 ou sites classés
Une demande d’autorisation doit être effectuée si la manifestation se déroule sur un site naturel protégé.
Vide-greniers
Si une association a pour projet d’organiser un vide-greniers, elle doit faire une déclaration à la mairie de 15 jours à 1 mois avant la date de l’événement.
Elle doit aussi tenir un registre des vendeurs. En cas de contrôle fiscal, il faut être en capacité d’avoir certaines informations sur les exposants (noms, prénoms, qualités, coordonnées, pièce d’identité…).
Plus de précisions en consultant le lien suivant : https://www.associatheque.fr/fr/organiser-une-manifestation/index.html?amcpage=17
Diffusion de musique
Lorsque l’on diffuse de la musique dans une manifestation, il est nécessaire de prendre en considération les droits d’auteurs. Pour cela, les associations doivent réaliser une déclaration à la Sacem (le répertoire des oeuvres), sous peine de sanctions.
Pour réaliser la démarche en ligne, rendez-vous sur le lien suivant : https://repertoire.sacem.fr.
Feu d’artifice sur un lieu public
Si un feu d’artifice est organisé sur un lieu public, il est tenu aux associations de réaliser une déclaration à la mairie au moins 1 mois avant. Elles doivent aussi avertir les pompiers de la date et du lieu de tir.
Plus d’informations au lien suivant : https://www.associatheque.fr/fr/organiser-une-manifestation/index.html?amcpage=18
Voyages
L’organisation de voyages, dans le cadre d’un événement mené par une association, est soumise à l’obligation d’immatriculation au registre des agents de voyage.
Pour plus de précisions, n’hésitez pas à consulter l’article suivant : https://www.associatheque.fr/fr/organiser-une-manifestation/index.html?amcpage=20
Bruit
La musique foraine, les sonorisations, mêmes bruyantes, sont autorisées dans les salles polyvalentes jusqu’à 24 heures les samedis et les veilles de jours fériés, et jusqu’à 22 heures les autres jours. Au demeurant, une demande de dérogation doit être effectuée auprès de la mairie.
https://www.associatheque.fr/fr/organiser-une-manifestation/index.html?amcpage=15
Salle communale
Toute association peut faire une demande de location d’une salle communale. Le maire ne peut s’y opposer qu’en cas de menace, de trouble à l’ordre public (tel qu’un tapage nocturne) ou si la mairie en a besoin dans le cadre du fonctionnement du service (ex : réunion du conseil municipal).
Les tarifs de mise à disposition sont librement définis par le maire de la commune. Toutefois, ils doivent respecter le principe d’égalité, c’est-à-dire que le prix doit être le même pour n’importe quel citoyen ou structure. La gratuité peut tout de même être proposée aux associations d’intérêt général.
https://www.associatheque.fr/fr/organiser-une-manifestation/index.html?amcpage=13
Loterie, tombola, loto
Une association peut organiser une loterie sous le respect de plusieurs conditions :
– Demander l’autorisation à la mairie
– La mise des participants doit être inférieure à 20€
– Il ne peut pas avoir de gain en argent
Les lotos traditionnels doivent également être organisés en respectant un cadre réglementaire (cercle restreint, cadre associatif, rôle d’animation sociale…) dans le but d’éviter que des associations soient des entreprises cachées d’événementielles de loto.
Pour ces événements, une publicité peut-être réalisée mais en précisant qu’il est organisé dans un but social, culturel, éducatif, scientifique, sportif, d’animation sociale…
https://www.associatheque.fr/fr/organiser-une-manifestation/index.html?amcpage=16
Comptabilité et fiscalité
Le champ associatif étant un secteur privé non-marchand, l’organisation de manifestations a un intérêt financier. Effectivement, elles peuvent permettre de financer les activités de l’association ou encore d’auto-financer l’événement s’il fait parti du projet associatif.
Sur plan comptable, vous trouverez ci-dessous les principaux comptes dans lesquels inscrire les recettes de ces manifestations :
701 – Ventes de produits finis
706 – Prestations de services
707 – Ventes de marchandises
https://www.associatheque.fr/fr/organiser-une-manifestation/index.html?amcpage=22
Lorsqu’une association ne dépasse pas le seuil de 6 manifestations organisées dans l’année, elle est exonérée de TVA et d’impôts sur les sociétés. Au-delà, il y a une TVA qui s’ajoute avec un taux réduit de 5,5%.
https://www.associatheque.fr/fr/organiser-une-manifestation/index.html?amcpage=21
S’il y a une billetterie, des éléments sont demandés : Association, n° du billet, prix, imprimeur…
Il y a ainsi un formalisme à respecter si c’est une manifestation à entrée payante.
Obligations particulières des manifestations « sportives » sur la voie publique
Pour les manifestations sur la voie publique, vous devez complétez des CERFA. Des obligations supplémentaires vous seront demandés dans le document correspondant à votre cas.
Ces CERFA sont disponibles dans l’article suivant : https://www.sports.gouv.fr/organiser-une-manifestation-sportive-1243.
Voici un tableau synthétique des différentes obligations de déclaration en fonction du type de l’événement organisé.
Plusieurs facteurs (chronométrage ou classement, VTM –> Véhicules Terrestres à Moteur, sur circuits homologués…) vont déterminer s’il est nécessaire ou non que l’association effectue une déclaration pour sa manifestation sur la voie publique, et auprès de qui (mairie, préfecture(s)s, ministère de l’intérieur…).
De plus, les enceintes destinées à recevoir des manifestations sportives ouvertes au public peuvent être soumise à une obligation d’homologation préfectorale.
Ce cas concerne les manifestations qui se déroulent dans des enceintes sportives dont la capacité d’accueil est, pour les équipements de plein air, supérieure ou égale à 3 000 spectateurs et, pour les équipements couverts, supérieure ou égale à 500 spectateurs.
Dans cette situation, il faut que le site soit déjà homologué, ou sinon faire venir une commission de sécurité en prenant contact avec la préfecture.
Les manifestations de sports de combats et de parachutisme sont soumises à une déclaration 1 mois avant la date, sauf si elles sont organisées par une fédération agréée, un des ses comités régionaux ou départementaux, ou un club qui lui est affilié.
Dans le cas d’une manifestation aérienne, la déclaration doit avoir lieu au minimum 45 jours avant la date de l’événement.
Pour les manifestations nautiques, la date limite de déclaration est de 2 mois si elles ont lieu dans les eaux intérieures et qu’il y a navigation. Si elles se déroulent dans l’espace maritime, le délai est de 15 à 60 jours avant l’événement.
La cas des spectacles vivants
Les association sont tenues de réaliser une demande préalable de licence. Cependant, il y a une dérogation pour celles réalisant au maximum 6 manifestations par an.
Cette demande de licence est à réaliser au moins 15 jours avant la date du spectacle.
La licence est valable pour une durée de 3 ans.
Cette déclaration a des enjeux :
- Fiscaux, puisqu’elle permet notamment de bénéficier d’une TVA réduite sur les recettes de la billetterie (5,5 % ou 2,1 pour 140 représentations).
- En matière de ressources humaines avec le GUSO, un dispositif de simplification administrative (contrat de travail, déclaration annuelle des données sociales, attestation d’emploi destinée à Pôle emploi, certificat d’emploi destiné aux Congés spectacles…)
A cette obligation de licence s’ajoute les différentes déclarations abordées au-dessus (déclaration à la mairie, buvette, manifestations sur la voie publique…).
Pour en savoir plus, nous vous partageons le lien vers le site du ministère : https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Theatre-spectacles/Pour-les-professionnels/Plateforme-des-entrepreneurs-de-spectacles-vivants-PLATESV#deux.
